Програмне забезпечення для управління документами (DMS) може робити набагато більше, ніж просто архівувати документи. Воно може сортувати, контролювати та архівувати дані. Також воно повністю автоматизоване за запитом. DMS з'єднує команди та системи та надає потрібну інформацію. Якщо ви все ще не використовуєте такий софт, то зверніть увагу на систему електронного документообігу від Deals dealssign.com.
У багатьох вони ще є, стоси на столі. Праворуч термінові, ліворуч поточні, а посередині жорсткі, за якими не можна натиснути жодної кнопки. Пилові пластівці між ними свідчать про те, що стан нормальний.
Системи DMS наводять порядок на робочому столі
Уявіть, що стоси паперу більше фізично не лежать на столі, а всі вони знаходяться в цифровій системі. В глибині програмного забезпечення всі документи та інформація управляються і стають доступними, і, звичайно, також архівуються.
Найважливіші переваги читайте далі:
1. Швидкий доступ до інформації / даних
Ви шукаєте рахунок-фактуру, звіт про якість, контракт чи електронний лист? І, напевно, у вас є багато різних систем, які ви зараз розглянете. DMS може замінити численні програми (так звані островні рішення). Ви можете легко ввести те, що шукаєте, у маску пошуку. Наприклад, згідно протоколу з гуртка якості. Тепер система управління документами шукає пошуковий термін у всіх цифрових даних. Ви отримаєте необхідний протокол дуже швидко.
Щоб зрозуміти, скільки часу витрачається на пошук та знаходження у повсякденній роботі, або скільки це коштує, коли використовується багато різних програм, радимо розрахувати тут .
2. Працюйте в будь-якому місці - з доступом до всіх документів
"Я повинен зробити це завтра, коли повернусь в офіс" - загальна заява співробітників, які працюють у домашньому офісі. З одного боку, це пов'язано з тим, що процеси все ще є паперовими, а необхідні документи знаходяться в папках в офісі. З іншого боку, на системах, які не дозволяють зовнішній доступ. Це погана комбінація для роботи вдома. В ідеалі команди співпрацюють незалежно від часу та місця. Вся інформація знаходиться в системі, а не на столах. Системи DMS створюють ідеальні умови для такої незалежної від локації роботи.
3. Міжпредметна робота, і всі знають про процес
Незалежно від галузі, як правило, кілька відділів завжди працюють над одним процесом або замовленням. І донині в кожній області поширено використання власного програмного забезпечення.
Якщо ви хочете дізнатися про стан проекту, вам слід зателефонувати колегам з п’яти департаментів. Краще оглянути процес на 360 градусів. Вся інформація зібрана в одному місці. Взяти на заміну відпустку колезі або отримати інформацію зі старого проекту легко за допомогою DMS.
Системи управління документами з розширеннями можуть забезпечити повноцінну програму CRM з додатковими модулями. Вона може бути використана для управління та керування файлами клієнтів, завданнями, процесами, проектами та навіть квитками.
